Leitfaden für Nachhaltige Bürogebäude

Steuern und optimieren Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen für die Büroumgebung relevanten Akteuren – inbesondere während Planung, Bau und Übergabe aber auch im späteren Betrieb

Nachhaltiges Bauen dreht sich in aller Regel um technologische Innovationen, Tools und Zertifizierungen, Building Information Modelling (BIM), Normen, Empfehlungen, Messungen, Simulationen etc. – also um hauptsächlich technisches, ständig in Entwicklung befindliches und teilweise hochkomplexes Fachwissen aus unterschiedlichsten Disziplinen. Im Bau und Betrieb von realen, nachhaltigen Bürogebäuden und –räumen muss dieses Wissen durch die Zusammenarbeit unterschiedlicher Akteure (z.B. Bauherr, Architekt, Behörden, Bauphysiker, Energieplaner, Haustechnikplaner, Tragwerksplaner, Facility Manager, Brandschutzplaner, Nutzer) zu einem für die Nutzenden funktionierenden, bezahlbaren und umweltfreundlichen Ganzen vereint werden – ein also auch in kommunikativer Hinsicht äusserst komplexes und schwieriges Unterfangen. Zwischenmenschlichen, kommunikativen Aspekten wird aber typischerweise in der Forschung zu und dem effektiven Bau und Betrieb von Bürogebäuden erstaunlich wenig Aufmerksamkeit geschenkt – und dies obwohl man davon ausgehen muss, dass Kommunikationsschwierigkeiten in Planung, Bau, Übergabe und Betrieb von Bürogebäuden- und räumen und daraus entstehende Abstimmungsprobleme und Konflikte zwischen den Akteuren unmittelbar oder verzögert ganz konkrete Nachteile für Gebäudenutzende, Umwelt sowie Bau- und Betriebskosten haben. Im Folgenden finden sich deshalb einige Ausführungen zu potenziellen fachlichen und zwischenmenschlichen Differenzen in Planung, Bau, Übergabe und Betrieb von Bürogebäuden- und räumen.

 

Planung und Bau: Kommunikation im Bauplanungsteam (bzw. im Innenausbauplanungsteam)

Nur schon die Palette an möglichen fachlichen Differenzen zwischen verschiedenen Akteuren in Planung und Bau von Bürogebäuden ist äusserst breit. Wird die sachliche Kommunikation über solche Differenzen nicht aktiv gesteuert und koordiniert, sind nebst Missverständnissen, zu spätem Einbezug von Fachwissen und schlechten und nicht akzeptierten Projektergebnissen auch zwischenmenschliche Probleme zwischen den beteiligten Akteuren vorprogrammiert.

Kritische fachliche Differenzen betreffen insbesondere Zielsetzungen (Einbezug der Zielvorstellungen aller relevanten Stakeholder inklusive künftiger Nutzer [vgl. nutzerorientierte Bedarfsanalyse]; Umgang mit Zielkonflikten[1] ), Risikoabwägungen und darauf basierende Entscheide. Solche fachlichen Differenzen werden idealerweise frühzeitig und offen angesprochen, entsprechende Diskussionen falls nötig professionell moderiert und daraus entstehende Entscheidungen gemeinsam getragen. Gelingt dies nicht, kann es im Extremfall zum baulichen und finanziellen Desaster kommen. Hieraus erschliesst sich auch, wie wichtig soziale Kompetenzen wie Führungsgeschick, Kommunikations-, Konfliktlösungs- und Koordinationsfähigkeiten im Planungsteam sind.

So oder so sind zwischenmenschliche aber auch motivationale Probleme nicht gänzlich vermeidbar. Diesbezüglich entscheidend sind nebst den bereits genannten Kompetenzen unter anderem auch Teamstrukturen sowie Abschlusszeitpunkt und Bedingungen von Zusammenarbeitsverträgen[2].

 

Übergabe und Betrieb: Kommunikation zwischen Planern, späteren Betreibern und Nutzern

Bürogebäude- und Büroraumplaner gehen bei ihrer Planung (z.B. Simulation von Raumtemperaturen und Energieverbräuchen) nicht nur von einem konzeptgerechten Betreiber- sondern auch von einem konzeptgerechten Nutzerverhalten aus. Dass die Einflüsse der Betreiber und Nutzer aber typischerweise unterschätzt werden und in der Regel zu wenig im Hinblick auf angemessene Betreiber- und Nutzeraufklärung unternommen wird, zeigen bspw. die vielfach nachgewiesenen Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlichen Energieverbräuchen und Komfortbedingungen in nachhaltigkeitszertifizierten Bürogebäuden[3]. Ebenfalls lohnt es sich, zu hinterfragen, ob nicht eher die Gebäudekonzepte den Nutzerbedürfnissen angepasst werden sollten anstatt das Nutzendenverhalten den Gebäudekonzepten.

Eine Möglichkeit, wie dies zu realisieren sein dürfte, ist, die Planung und den Bau eines Bürogebäudes bzw. Büroraums vom späteren Facility Management und den späteren Nutzern im Sinne einer nutzerorientierten Bedarfsanalyse begleiten zu lassen. Dies damit sowohl das Facility Management als auch alle relevanten Nutzergruppen bereits in der Planungsphase ihr Wissen über die Bedürfnisse im späteren Büroumgebungsbetrieb einbringen können und dass sie andererseits auch das für den Gebäudebetrieb relevante Wissen (z.B. das Energie-, Komfort-, Beleuchtungs-, Akustik-, Automations- und Gebäudesteuerungskonzept) aus erster Hand erfahren und damit später selbst anwenden und weitergeben können. 

Im Normalfall sind aber die Betreiber zum Zeitpunkt der Gebäudeplanung entweder noch nicht bekannt oder werden aus anderen Gründen nicht in Gebäudeplanungsprozesse einbezogen. In solchen Fällen ist es umso wichtiger, dass das oben beschriebene Wissen über den geplanten Betrieb vollständig und verständlich dokumentiert und mit den notwendigen mündlichen Erläuterungen an den Betreiber übergeben wird. Hierzu gehört unter anderem auch ein Nutzerhandbuch, dessen Inhalte nicht einfach nur gespeichert und den Nutzenden auf Wunsch zur Verfügung gestellt, sondern als Basis für eine aktive Betreiber-Nutzer-Kommunikationsstrategie verwendet werden sollten.

Wenn eine Organisation als Nachmieter einer anderen Organisation ein Bürogebäude übernimmt und damit ein Betreiberwechsel erfolgt, ist darauf zu achten, dass die oben erwähnten Informationen vollständig vom früheren zum künftigen Betreiber übergeben werden. In jedem Fall hilfreich sind ausserdem eine systematische Dokumentation vorgenommener Sanierungsmassnahmen, aufgetretener Nutzerbeschwerden und verfolgter Lösungsansätze sowie eine Verschriftlichung des generierten Anwendungswissens über die Gebäudesteuerung.

[1] Beispiele für typische Zielkonflikte in der Bürogebäudeplanung mit unterschiedlichen beteiligten Akteuren finden sich beispielsweise bei Voss et al., 2007: Gestaltungsfreiheit vs. Energieperformance; Kompaktheit vs. Tageslichtnutzung und freie Lüftung; Nutzungsdynamik vs. Energiekonzept; Passive Kühlung vs. Norm-Komfortanforderungen; Freie Lüftung und passive Kühlung vs. Grundrissflexibilität; Tageslichtnutzung und Ausblick vs. Sonnen- und Blendschutz; Freie Lüftung vs. Schall- und Brandschutz; Nutzung von Speichermassen vs. Raumakustik; Hochwärmegedämmte Gebäudehülle vs. Transparenz und Flächeneffizienz; Gebäudeautomation vs. Individualität und Nutzerakzeptanz; Innovatives Planerteam vs. Umsetzungsroutinier; Integrale Planung vs. Investorenprojekte.

[2] Voss et al. (2006)

[3] Birt and Newsham (2009)

Detaillierte Empfehlungen ohne Kontext

Empfehlungen für Bauherren und Planer
Empfehlung Zielkonflikte / Synergien
Nutzerorientierte Bedarfsplanung

Die nutzerorientierte Bedarfsplanung zielt darauf ab, in frühen Planungsstadien mittels empirischer Methoden die Bedürfnisse, Präferenzen oder Wünsche der prospektiven Nutzer eines zu gestaltenden Umweltbereichs zu erfassen. Der Begriff nutzerorientierte Bedarfsplanung (auch Nutzerbedürfnisanalyse) ist ein Sammelbegriff für diese Verfahren[1], zu denen beispielsweise Zieleworkshops mit der Unternehmensleistung und ggf. weiteren Stakeholdern, durchdachte Befragung von und Interviews mit künftigen Nutzenden, Zeitbudget- und Beobachtungsstudien und diverse weitere Techniken gehören. Die Güte einer Bedarfsanalyse lässt sich aber nicht – wie von Laien oft vermutet – allein an der Wahl der Methode ablesen. Vielmehr stellt sich die Frage, ob die gewählten Methoden geeignet sind und inhaltlich gut konzipiert wurden, um das Ziel der nutzerorientierten Bedarfsanylse – nämlich die systematische Sammlung aller bereits vorhandenen und für die konkrete Planung und Umsetzung einer mitarbeiterfreundlichen und strategiekonformen Umwelt (Büroumgebung) relevanten Informationen – zu erreichen.

Ein wesentlicher Teil der nutzerorientierten Bedarfsplanung ist es auch, auf Basis der gesammelten Informationen einen Konsens zwischen den Beteiligten Anspruchsgruppen herbeizuführen und diesen in Form einer Bedarfsdokumentation den Bauplanern zu übergeben. Idealerweise sind und bleiben aber sowohl Bedarfs- als auch Bauplaner während des gesamten Projekts involviert. Ausführliche und anschauliche Informationen zur Bedarfsplanung finden sich auch im entsprechenden Fachbuch von Hodulak und Schramm, 2011: Nutzerorientierte Bedarfsplanung – Prozessqualität für nachhaltige Gebäude.

Eine nutzerorientiert Bedarfsplanung, wie sie soeben beschrieben wurde, ist in der heutigen Baupraxis kaum anzutreffen. Logischerweise werden Bedarfe zwar in irgendeiner Form immer abgeklärt, doch geschieht dies selten systematisch und geschweige denn nutzerorientiert. Entsprechende werden nutzerorientierte Bedarfe vor dem Bau oft nur unzureichend erfasst, dokumentiert und realisiert. Die Gründe dafür sind vielfältig: 

  • Nicht selten fehlt entsprechendes Know-How bzw. das Bewusstsein für die Wichtigkeit/ das Potenzial einer systematischen Bedarfsanalyse
  • Oft fehlt es aber auch an ausreichender Dokumentation der Bedarfe und an der nötigen kontinuierlichen Kommunikation zwischen Besteller, Planer und den beteiligten Baufirmen
  • Gerade im Bürogebäudebereich besteht auch häufig die Schwierigkeiit, dass Investoren zum Zeitpunkt des Baus die ersten Mieter noch gar nicht kennen bzw. aus Gründen der späteren Weitervermietbarkeit und Umnutzung ohnehin kein Interesse daran haben, Gebäude allzu spezifisch auf einzelne Ansprüche auszurichten (Investor-Nutzer-Dilemma). 

 

Und dennoch: die Vorteile einer konsequenten Ausrichtung einer Büroumgebung auf die eigentlichen Bedarfe dürften den Aufwand von Unternehmungen für die Überwindung der damit verbundenen Schwierigkeiten in den meisten Fällen klar überwiegen: 

  • Breiter abgestützte und besser akzeptiertere Lösungen sowie sorgsameres Nutzerverhalten durch Partizipation am Planungsprozess
  • Der Büroraum als tatsächliche Unterstützung bei der Erfüllung der Arbeitsaufgaben und der Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens 
  • Ausrichtung der Arbeitsumgebung auf die Unternehmensstrategie
  • Entsprechend reduzierte Notwendigkeit von kostspieligen Nachbesserungen
  • Vgl. auch Investitionen in mitarbeiterorientierte Nachhaltigkeit

[1] Dieckmann, Flade, Schuemer, Ströhlein, and Walden (2004)

 

Durch die Befragung der Stakeholder werden unter Umständen Erwartungen geweckt. Dies sollte in der Kommunikation und Durchführung beachtet werden, um Enttäuschungen vorzubeugen.
Empfehlungen für Betreiber und Nutzer
Empfehlung Zielkonflikte / Synergien
Aktive Betreiber-Nutzer-Kommunikationsstrategie

Bürogebäudenutzende sind keine passiven Erdulder der Umgebung, in der sie sich befinden, sondern schätzen vorgesehene Einflussnahmemöglichkeiten und versuchen so oder so aktiv Bedingungen herzustellen, die sie persönlich als komfortabel erleben. Je nach Diskrepanz zwischen den persönlichen Bedürfnissen und der aktuellen Situation und je nach Wissen über die Funktionsweise des Gebäudes, werden seitens der Nutzenden unterschiedliche Strategien verfolgt, die beispielsweise das Klima angenehm, das Tageslicht ausreichend und die Zugluft weniger störend machen sollen: Unterscheiden lassen sich vorgesehene und nicht vorgesehene Möglichkeiten der Einflussnahme: Vorgesehene Möglichkeiten der Einflussnahme: 

  • Mitteilung von Wünschen an die Betreiber
  • Nutzung von Thermostaten, Licht- und Storenschaltern, Lüftungsreglern und das Öffnen von Fenstern
  • Nutzung von zur Verfügung gestellten Klimageräten

 

Nicht vorgesehende Möglichkeiten der Einflussnahme:

  • Manipulation an Fenstern, Storen, Sensoren, Lüftungsauslässen etc; 
  • Verwendung privater klimabeeinflussender Geräte wie Ventilatoren, Heizgeräte, Kühlungsgeräte, Luftbe- und entfeuchter, Luftumwälzsäulen etc.

 

Das Problem bei allen Einflussnahmemöglichkeiten ist, dass diese nicht nur komfortoptimierend sondern je nach Bauweise des Gebäudes und nach effektivem Nutzerverhalten auch energierelevant und komfortsenkend sein können. Ebenso können undurchdachte Handlungen im Kontext der eigentlichen Arbeitstätigkeit (insbesondere undurchdachte Geräteverwendung) den Komfort im Gebäude massgeblich senken. Entsprechend empfiehlt sich für Betreiber, das Verhalten der Nutzenden nicht einfach geschehen zu lassen, sondern die Nutzenden aktiv über die Funktionsweise des Gebäudes und die Auswirkungen unterschiedlicher mit dem Gebäude verknüpfter Verhaltensweisen zu informieren. Die typischerweise verfolgte Strategie, den Nutzenden im Intranet ein Nutzerhandbuch zur Verfügung zu stellen, ist hierfür nicht ausreichend. Alternativ bieten sich an: 

  • Grundschulung zum Gebäudewissen bei Antritt einer Stelle bzw. bei Umzug in ein neues Büro. Dies könnte beispielsweise auch durch Sicherheitsbeauftragte übernommen werden, die mit Neuankömmlingen im Gebäude ohnehin einen Rundgang machen müssen. Eventuell könnten auch Nutzervertreter eingebunden werden.
  • Einbezug von Supportpersonal (z.B. Facility Management) in die persönliche und direkte Wissensweitergabe an Nutzende
  • Regelmässige Informationsmails oder Kommunikation über andere Medien, insbesondere zu Beginn der Heiz- bzw. der Kühlperiode und bei extremen Aussentemperaturen
  • Einbezug von Führungspersonal in die Kommunikation und Umsetzung von Beschlüssen und Zielsetzungen zum Nutzendenverhalten
  • Nutzende über die Auswirkungen ihres Verhaltens auf dem Laufenden halten: So werden Erfolge und Misserfolge transparent und Lerneffekte werden unterstützt. Voraussetzung ist aber, dass das Verhaltensfeedback so spezifisch, individuell und zeitnah wie möglich gegeben wird – dadurch kann es auf das eigene, spezifische Verhalten bezogen werden. Inzwischen sind beispielsweise bereits technische, intuitiv verständliche Feedbacksysteme auf dem Markt, die den Nutzenden in Abhängigkeit von den Innen- und Aussenbedingungen live Feedback über die energetischen und komfortbezogenen Auswirkungen ihres Verhaltens geben (vgl. beispielsweise visionarity.com).
  • Um überhöhte Erwartungen an ein Gebäude und die vorhandenen Einflussnahmemöglichkeiten zu vermeiden und somit auch Akzeptanz von nicht zu 100% präferenzgemässen Bedingungen zu schaffen, sollten die Nutzenden offen und transparent über die Möglichkeiten und Grenzen des Gebäudes und der verbauten (Einflussnahme-)Technologie aufgeklärt werden.

Zu bedenken ist, dass je nach Einflussnahme und Gebäude die Planbarkeit der Verbräuche sinkt.

Einflussnahmemöglichkeiten fördern die Nutzertoleranz.