Empfehlungen für Betreiber und Nutzer
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Insbesondere bei grösseren Unternehmungen sind Immobilienwechsel (Kauf/ Miete anderer Immobilien) bzw. personelle Veränderungen im Facility Management keine Seltenheit. Dies führt unweigerlich dazu, dass der Betrieb solcher Gebäude nicht kontinuierlich von den immergleichen Personen geführt werden kann und als entsprechend wichtig dürfte sich für den Nachbetreiber die systematische nutzerfreundliche Dokumentation und aktive Weitergabe des Wissens über das Gebäudekonzept, die Steuerung des Gebäudes und die Beschwerdenhistorie erweisen.
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Je grösser und komplexer das Gebäude und das Gebäudeleitsystem, desto wichtiger sind eine gute Aus- und kontinuierliche Weiterbildung des Betriebspersonals. Mit kompetentem Betrieb (Bedienung, Überwachung, Störungsbeseitigung, Optimierung) und kompetenter Instandhaltung der Baukonstruktion und der Gebäudetechnik tragen diese Mitarbeitenden entscheidend dazu bei, dass ein effizienter Gebäudebetrieb aufrecht erhalten und eine bestimmungsgemässe Nutzung ermöglicht wird. Dies wiederum ist von grosser Bedeutung für alle Zielgrössen nachhaltigen Bauens, namentlich Energieverbrauch, Arbeitsumgebungszufriedenheit, Gesundheit, Arbeitsengagement und Arbeitszufriedenheit der Nutzenden sowie Kosteneffizienz.
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Zielkonflikte
Es kann Synergie zur nutzerorientierten Bedarfsanalyse geben.
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Nur selten sind die Gebäudetechnik und die Räumlichkeiten für unterschiedlichste Nutzungen (Belegung, Tätigkeiten, Geräteverwendung etc.) ausgelegt. Deshalb empfehlen wir Geschäftsleitungen, vor dem Entscheid für die Nutzung eines Bürogebäudes genau und systematisch abzuklären, wofür es genutzt werden soll (Belegung, Geräteverwendung, Art der Tätigkeit etc. – vgl. nutzerorientierte Bedarfsanalyse) und ob diese Nutzung durch die Gebäudetechnik (Heizung, Kühlung, Lüftung aber auch Sanitäranlagen etc.) und das Raumangebot (vorhandene Flächen, Sitzungszimmer, akustisch abgeschirmte Bereiche etc.) unterstützt wird. Bei jeder wesentlichen Nutzungsveränderung ist auch die Steuerung des Gebäudes anzupassen. Die Einhaltung der eben genannten Empfehlungen dürfte Temperatur- und Luftqualitätsbeschwerden ebenso vorbeugen wie Akustik- und Beleuchtungsproblemen, welche allesamt wichtige Risikofaktoren für die Gesundheit, das Arbeitsengagement und die Arbeitszufriedenheit von Bürogebäudenutzenden sind.
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Unter diesem etwas irreführenden Begriff wird eine systematische Evaluation von Gebäuden durch die Menschen, welche sie benutzen, verstanden. Solche Evaluationen werden durchgeführt, nachdem ein Gebäude oder ein Teil eines Gebäudes in die Benutzungsphase (occupancy) übergeben wurde. Je nach spezifischem Ziel der Evaluation erfolgt sie einige Monate (Bewertung der funktionalen Qualität und des Komforts) oder einige Jahre (Bewertung der strategischen Qualität) nach Inbetriebnahme.
Übergeordnete Zielsetzung von POE ist es, Planern und Gestaltern Feedback über die Wirkung von Gebäuden oder Facilities (gestaltete Umwelten) auf die Nutzer zu liefern. POE sollen zeigen, wie die Benutzer durch die Gestaltung der Gebäude und der räumlichen Umgebungen optimal und nachhaltig unterstützt werden können. Damit werden Voraussetzungen für Verbesserungen oder das Planen und Gestalten ähnlicher Umwelten geschaffen. Wie bei allen Evaluationen liegen somit auch die Schwerpunkte der POE bei der Überprüfung der Zielerreichung und der Überprüfung von Massnahmen.
POE gehen über eine blosse Zufriedenheitsanalyse hinaus. Meist werden bei der Analyse die folgenden drei Aspekte berücksichtigt
- Technische Aspekte, welche die Gesundheit und Sicherheit der Nutzer betreffen,
- Funktionale Aspekte, welche die Passung zwischen Nutzeraktivität und Umgebung betreffen und
- Verhaltens- und psychologische Aspekte, welche die Bedürfnisse der Nutzer sowie deren Wahrnehmung und Bewertung der Umwelt beinhalten.
Die Wahrnehmungen und Bewertungen der Benutzer liefern Hinweise darauf, ob die Ziele, die mit der Gestaltung einer bestimmten Umwelt verbunden sind, erfüllt werden. Deshalb sollten nutzerorientierte, gebäudebezogene Evaluationen am besten wiederholt durchgeführt und mit längerfristiger Perspektive geplant werden. Sie können so als kontinuierlicher Verbesserungsprozess nachhaltig zur Qualitätsverbesserung beitragen. POE sind ein Beitrag zu einer ausgewogenen Bewertung von Gebäuden, die über die rein finanzielle Betrachtung hinausgehen. Sie basieren auf der Annahme, dass die Bereitstellung optimaler Umgebungen lohnende Investitionen sind, die nicht nur über direkt messbare Kosten beurteilt werden sollten.
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Bürogebäude sind äusserst komplexe Systeme. Effektive Nutzung, Standort, Klima, Budget, Energieziele, Bauweise, Gebäudetechnik, Innenausbau und viele Dinge mehr beeinflussen, ob ein Bürogebäude seinen primären Zweck erfüllt: nämlich eine funktionale, arbeitsunterstützende, komfortable und gesunde Umgebung zu bieten. Auch bei systematischer Durchführung einer nutzerorientierten Bedarfsanalyse und bei sorgfältigster Planung (z.B. Zertifizierung) sind nach dem Erstbezug und in der weiteren Nutzung (Wandel von Tätigkeiten, Belegung, Geräteverwendung etc. aber gegebenenfalls auch Komfortansprüchen und Energiezielen) Herausforderungen bezüglich Einregulierung und Betriebsoptimierung zu erwarten und keineswegs skandalös. Vor diesem Hintergrund wird die Bedeutung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses für die Funktion von Bürogebäuden und damit den Komfort, die Gesundheit und die Arbeitstätigkeit von Menschen offensichtlich. Wir empfehlen deshalb, in regelmässigem Abstand zu evaluieren, inwieweit das jeweilige Gebäude und seine gestalteten Räume in der Lage sind, den vielseitigen Ansprüchen, die an sie gestellt werden, gerecht zu werden und wo ggf. Probleme bestehen, die angegangen werden müssen. Solche Evaluationen während der Betriebsphase eines Gebäudes werden auch Post Occupancy Evaluations (POE) genannt und können mit überschaubarem Kostenaufwand langfristig implementiert werden. Wichtig ist, dass jeweils jene Kriterien erhoben und bewertet werden, die auch den wichtigsten Zielgrössen des Gebäudes entsprechen (Messung von Klima-, Luftqualitäts-, Akustik- Beleuchtungs- und Energiekennwerten; Erhebung von Komfort-, Gesundheits- und Leistungsaspekten z.B. mittels Befragung, Interviews, Beobachtung; Erfassung von Kosteneffektivität im Betrieb mittels KPIs und Befragung von Facility Managern). Weitere Ausführungen finden sich beispielsweise bei Preiser und Schramm (2002).
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Wenn eine breite und deshalb vergleichsweise oberflächliche Erfassung von Komfort-, Gesundheits- und Leistungsaspekten mittels Befragung Problembereiche eines Gebäudes aufdeckt, so sollte bezüglich dieser Bereiche genauer geklärt werden, was die Nutzenden genau angesprochen haben, als sie ihr Urteil abgegeben haben. Ist das aufgedeckte Problem eines, welches das ganze Gebäude während des gesamten Jahres betrifft oder hat es eine örtlich und/ oder zeitlich beschränkte Gültigkeit? (nur morgens, im Winter?; nur im 5. Stock?). Oder sind die geschilderten Probleme mit dem Gebäude allenfalls ein Ausdruck für Unzufriedenheiten in ganz anderen Bereichen? (Führung, soziales Arbeitsumfeld etc.). Die Probleme in gebäudebezogenen Bereichen lassen sich nach genauerer Befragung der Nutzenden (z.B. Interviews) bzw. Beobachtungen im Gebäude (Manipulationen, klimabeeinflussende Geräte) auch mithilfe von problemspezifischen, aussagekräftigen Messungen und anschliessenden Vergleichen mit empfohlenen Werten näher untersuchen. Solche Messungen sind zum einen vor allem deshalb sinnvoll, weil damit abgeklärt werden kann, ob das Problem dort liegt, wo die Nutzenden es vermuten, oder ob eine Wahrnehmungstäuschung vorliegt und somit das Problem mittels Massnahmen in anderen Bereichen behoben werden muss (beispielsweise begünstigen hohe Temperaturen die irrtümliche Wahrnehmung von schlechter Luft und verschmutzte Luft wird gelegentlich fälschlicherweise als zu trocken und Kältestrahlung oft als Zugluft wahrgenommen). Zum anderen sind Messungen auch deshalb unabdingbar, weil damit weitgehend fehlerfrei festgestellt werden kann, ob eine durch menschliche Sinnesorgane nicht oder kaum wahrnehmbare Gesundheitsgefährdung vorliegt oder nicht (beispielsweise erhöhtes Krebsrisiko durch Formaldeyd in der Raumluft).
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Es kommt häufig vor, dass Bürogebäude bezüglich Energieverbrauch und Nutzendenkomfort schlechter abschneiden als erwartet. Ein in der Regel nicht zu unterschätzender Faktor hierbei ist, dass nicht repräsentative Beschwerden einzelner Gebäudenutzender ein grösseres Gewicht bekommen, als ihnen eigentlich zustünde. Konkreter: Auf Druck von einzelnen beharrlichen Gebäudenutzenden oder einflussreichen Führungskräften werden seitens der Gebäudebetreiber Heizungs-, Kühlungs-, Lüftungs-, Be- und Entfeuchtungsanpassungen vorgenommen, die das Komfort- und Energiekonzept des Gebäudes unterwandern.
Damit nicht einzelne, nicht repräsentative Nutzerbeschwerden handlungsleitend werden und das Energie- und Komfortkonzept des Gebäudes untergraben, wird empfohlen, Beschwerden ausschliesslich über einen hinreichend kommunizierten Single Point of Contact entgegen zu nehmen. Die Beschwerden sollten systematisch dokumentiert und nicht konzeptkonforme energie- oder komfortrelevante Anpassungen nur dann vorgenommen werden, wenn die Beschwerden eine vorher zu definierende kritische Anzahl und Intensität erreichen und andere Massnahmen keine Wirkung zeigen. Diese Zurückhaltung bei der Durchführung energie- und komfortrelevanter Massnahmen sollte auch bei allfälliger massiver Einflussnahme durch einzelne Führungskräfte durchgesetzt werden – entsprechend sollte das Top Management wenn nötig hinter den Personen stehen, die die genannte Regelung durchsetzen müssen. Unabhängig davon, ob eine nutzerseitig gewünschte Steuerungsanpassung vorgenommen wird oder nicht, sollte die Beantwortung der Anfrage so schnell und nachvollziehbar wie möglich erfolgen.
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Nach der Umsetzung einer Massnahme zur Optimierung der Gebäudequalität (egal ob aus dem daily business heraus entstanden oder systematisch abgeleitet aus einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess mit vertiefter Problemanalyse) sollte überprüft werden, ob die Massnahme den gewünschten Effekt tatsächlich erzielt hat oder ob noch etwas angepasst oder die Massnahme sogar rückgängig gemacht werden muss. Solche Effektkontrollen sind am zuverlässigsten, wenn die jeweilige Zielgrösse vor und nach der angedachten Massnahme erhoben wird. Die Zielgrössen bzw. Indikatoren für den Erfolg oder Misserfolg der Massnahme sollten dieselben sein, die auch schon vor der Massnahme zur Problemanalyse eingesetzt wurden (Klima-, Luftqualitäts-, Akustik-, Beleuchtungs- und Energiekennwerte; Zufriedenheit bezüglich verschiedener Komfort-, Gesundheits- und Leistungsaspekte; Kosteneffektivität im Betrieb etc.). Solche Überprüfungen der Wirksamkeit von spezifischen Massnahmen zur Verbesserung der Büroumgebung sollten fester Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sein. Sie werden hier aber noch einmal speziell erwähnt, weil das typischerweise nicht der Fall ist.
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Zielkonflikte
Zu bedenken ist, dass je nach Einflussnahme und Gebäude die Planbarkeit der Verbräuche sinkt.
Einflussnahmemöglichkeiten fördern die Nutzertoleranz.
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Bürogebäudenutzende sind keine passiven Erdulder der Umgebung, in der sie sich befinden, sondern schätzen vorgesehene Einflussnahmemöglichkeiten und versuchen so oder so aktiv Bedingungen herzustellen, die sie persönlich als komfortabel erleben. Je nach Diskrepanz zwischen den persönlichen Bedürfnissen und der aktuellen Situation und je nach Wissen über die Funktionsweise des Gebäudes, werden seitens der Nutzenden unterschiedliche Strategien verfolgt, die beispielsweise das Klima angenehm, das Tageslicht ausreichend und die Zugluft weniger störend machen sollen: Unterscheiden lassen sich vorgesehene und nicht vorgesehene Möglichkeiten der Einflussnahme: Vorgesehene Möglichkeiten der Einflussnahme:
- Mitteilung von Wünschen an die Betreiber
- Nutzung von Thermostaten, Licht- und Storenschaltern, Lüftungsreglern und das Öffnen von Fenstern
- Nutzung von zur Verfügung gestellten Klimageräten
Nicht vorgesehende Möglichkeiten der Einflussnahme:
- Manipulation an Fenstern, Storen, Sensoren, Lüftungsauslässen etc;
- Verwendung privater klimabeeinflussender Geräte wie Ventilatoren, Heizgeräte, Kühlungsgeräte, Luftbe- und entfeuchter, Luftumwälzsäulen etc.
Das Problem bei allen Einflussnahmemöglichkeiten ist, dass diese nicht nur komfortoptimierend sondern je nach Bauweise des Gebäudes und nach effektivem Nutzerverhalten auch energierelevant und komfortsenkend sein können. Ebenso können undurchdachte Handlungen im Kontext der eigentlichen Arbeitstätigkeit (insbesondere undurchdachte Geräteverwendung) den Komfort im Gebäude massgeblich senken. Entsprechend empfiehlt sich für Betreiber, das Verhalten der Nutzenden nicht einfach geschehen zu lassen, sondern die Nutzenden aktiv über die Funktionsweise des Gebäudes und die Auswirkungen unterschiedlicher mit dem Gebäude verknüpfter Verhaltensweisen zu informieren. Die typischerweise verfolgte Strategie, den Nutzenden im Intranet ein Nutzerhandbuch zur Verfügung zu stellen, ist hierfür nicht ausreichend. Alternativ bieten sich an:
- Grundschulung zum Gebäudewissen bei Antritt einer Stelle bzw. bei Umzug in ein neues Büro. Dies könnte beispielsweise auch durch Sicherheitsbeauftragte übernommen werden, die mit Neuankömmlingen im Gebäude ohnehin einen Rundgang machen müssen. Eventuell könnten auch Nutzervertreter eingebunden werden.
- Einbezug von Supportpersonal (z.B. Facility Management) in die persönliche und direkte Wissensweitergabe an Nutzende
- Regelmässige Informationsmails oder Kommunikation über andere Medien, insbesondere zu Beginn der Heiz- bzw. der Kühlperiode und bei extremen Aussentemperaturen
- Einbezug von Führungspersonal in die Kommunikation und Umsetzung von Beschlüssen und Zielsetzungen zum Nutzendenverhalten
- Nutzende über die Auswirkungen ihres Verhaltens auf dem Laufenden halten: So werden Erfolge und Misserfolge transparent und Lerneffekte werden unterstützt. Voraussetzung ist aber, dass das Verhaltensfeedback so spezifisch, individuell und zeitnah wie möglich gegeben wird – dadurch kann es auf das eigene, spezifische Verhalten bezogen werden. Inzwischen sind beispielsweise bereits technische, intuitiv verständliche Feedbacksysteme auf dem Markt, die den Nutzenden in Abhängigkeit von den Innen- und Aussenbedingungen live Feedback über die energetischen und komfortbezogenen Auswirkungen ihres Verhaltens geben (vgl. beispielsweise visionarity.com).
- Um überhöhte Erwartungen an ein Gebäude und die vorhandenen Einflussnahmemöglichkeiten zu vermeiden und somit auch Akzeptanz von nicht zu 100% präferenzgemässen Bedingungen zu schaffen, sollten die Nutzenden offen und transparent über die Möglichkeiten und Grenzen des Gebäudes und der verbauten (Einflussnahme-)Technologie aufgeklärt werden.
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Zielkonflikte
Eine Zertifizierung erhöht zwar die Kosten in Planungsphase, reduziert sie aber in Betriebsphase (konsequente Umsetzung der Planung vorausgesetzt)
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Bei den meisten der oben vorgestellen Zertifizierungsinstitutionen besteht auch die Möglichkeit, ein bereits bestehendes Bürogebäude bzw. bestehende Büroetagen zertifzieren zu lassen. Da viele wichtige Aspekte im Betrieb nicht mehr oder nicht mehr uneingeschränkt beeinflussbar sind, bestehen bei Bestandeszertifizierungen teilweise andere oder etwas geringere Anforderungen als bei Neubauzertifzierungen. Solche Bestandszertifkate finden sich beispielsweise bei der SGNI.